معلومات مهمة للمبتعثين الجدد,,,

November 15th, 2008, 04:42 PM

يسر الملحقية الثقافية السعودية في أستراليا أن تقدم تهانيها للمبتعثين ، وتتمنى لهم التوفيق والنجاح ، ويسرها أن تضع كافة إمكانياتها في خدمتهم.

تستخدم الملحقية الثقافية أنظمة إلكترونية في إنجاز كافة الإجراءات الدراسية والمالية والإدارية للطلاب ، ولذا فإن معرفة الإجراءات الخاصة بكل موضوع وتعبئة النموذج المخصص له وإرفاق المستندات المطلوبة يوفر الكثير من الوقت والجهد ويسهم في إنهاء الإجراء بكل يسر وسهولة ، وهو ما تسعى إليه الملحقية رغبة في خدمة طلابنا المبتعثين وإسهاماً في تهيئة كافة الظروف المناسبة التي تساعدهم على التفوق والنجاح.

معلومات مهمة جداً قبل السفر لجميع المبتعثين :
أولاً- يجب مراعاة الوصول إلى مقر البعثة قبل موعد بدء الدراسة المحدد في خطاب القبول بعشرة أيام تقريباً ، وذلك من أجل الاستعداد المبكر للدراسة وترتيب إجراءات السكن وفتح حساب لدى البنك ومن ثم بدء الدراسة في موعدها المحدد.
بالنسبة لمعاهد اللغة ، فإن الدراسة تكون في معظمها على مراحل (مستويات) تستمر كل مرحلة لفترة أربعة إلى ثمانية أسابيع ، ومن الضروري أن يرتب الطالب موعد حضوره قبل بداية المرحلة الدراسية المحددة حتى يبدأ دراسته من اليوم الأول للمرحلة ، ولن تقوم الملحقية بتسديد الرسوم الدراسية للمرحلة التي لم يلتحق بها الطالب من بدايتها. نرجو ملاحظة ذلك والاهتمام بالالتحاق بالمرحلة الدراسية من بدايتها (حيث إن معظم المعاهد والجامعات تقوم بحساب الرسوم الدراسية على كامل المرحلة حتى لو لم يكن حضور الطالب إلا في منتصفها أو في الأسابيع الأخيرة منها).

ثانياً-هناك العديد من الوثائق والنماذج التي يتطلب إرسالها للملحقية الثقافية وذلك لفتح ملفك وتعيين مشرفك الدراسي وبدء صرف مستحقاتك المالية ، وتسهيلأً للإجراءات ، نقترح عليك البدء بتجهيز الوثائق التالية (1-6 ) قبل مغادرتك المملكة ، وباقي الوثائق (7- 11 ) في الأيام الأولى بعد وصولك لبلد الابتعاث ، ثم إرسالها جميعأً (بعد وصولك مقر البعثة) إلى الملحقية الثقافية بأستراليا بواسطة البريدالمسجل registered post. والوثائق الضرورية التي يمكنك الآن (قبل مغادرتك المملكة ) إعدادها هي:

بعد وصولك بلد الابتعاث مباشرة ، من الضروري الآن أن تقوم بفتح حساب لدى أحد البنوك (تفضل الملحقية بنك كومون ويلث اوف أستراليا Commonwealth Bank of Australia ) ، وكذلك الحصول على هاتف جوال وذلك لتسهيل التواصل معك ولتحويل مستحقاتك المالية إلى حسابك البنكي الجديد .
- معلومات مختصرة عن كيفية فتح حساب بنكي : نقترح فتح حساب بنكي مباشرة وخلال الأيام الثلاثة الأولى لوصولك ، وذلك لدى بنك كومون ويلث اوف أستراليا Commonwealth Bank of Australia ، حيث إنه البنك الذي تتعامل معه الملحقية في تحويلاتها المالية ، ولمعرفة أماكن فروع هذا البنك في مدينتك ، انظر موقع البنك على الانترنت www.commbank.com.au . وعادة ، فإن فتح حساب بنكي يتطلب تعبئة نموذج فتح حساب application لدى البنك ، كما يتطلب بعض الوثائق الأساسية كجواز السفر ، وإثبات العنوان البريدي.
- معلومات مختصرة عن كيفية الحصول على رقم هاتف جوال: توجد العديد من الشركات التي تقدم خدمة الهاتف الجوال مثل شركة فودافون Vodafone ، وشركة اوبتس Optus ، وشركة تيلستراTelstra وغيرها من الشركات ، ويمكنك الحصول على رقم الجوال إما عن طريق عقد لمدة طويلة (12 أو 24 شهر) أو عن طريق البطاقات المسبقة الدفع (مثل بطاقات سوا في المملكة) . تتوفر فروع لهذه الشركات أو لوكلائها عادة في المطارات والأسواق الرئيسية ، ويمكنك معرفة الفروع التي يمكن عن طريقها الحصول على الخدمة المناسبة لك عن طريق مواقع هذه الشركات على الانترنت أو عن طريق الموقع www.phonechoice.com.au الذي يقارن بين الخدمات المختلفة لشركات الاتصالات الأسترالية. قد يتطلب الاشتراك في الخدمة بعقد سنوي أو لمدة سنتين بعض الوثائق والإجراءات ، لكن الحصول على رقم بواسطة الشرائح مسبقة الدفع prepaid card أسهل بكثير وقد لا يتطلب إلا جواز السفر أو أي إثبات شخصية آخر.

بعد فتح حساب بنكي ، والحصول على هاتف جوال ، قم بإضافة الوثائق والمستندات التالية (7 إلى 11) إلى الوثائق التي قمت بإعدادها سابقاً قبل مغادرتك الممملكة (رقم 1 إلى 6):


قم بترتيب جميع الوثائق والمستندات السابقة كاملة وواضحة (1 إلى 11) (حسب الترتيب) ، وارسلها مباشرة بواسطة البريد المسجل registered post أو بواسطة اي خدمة بريدية مضمونة ، وذلك إلى عنوان الملحقية الثقافية كما يلي:
لا تنس الاحتفاظ بنسخة (لك شخصياً) من هذه الوثائق والمستندات قبل إرسالها.

مهم جداً : يجب إرسال هذه الوثائق جميعاً خلال مدة لا تتجاوز 5 - 7 أيام من تاريخ الوصول. إن تأخرك في إرسال هذه المستندات (أو إرسالها ناقصة أو غير واضحة) قد يتسبب في تأخير الصرف المالي عليك وتأخير إنهاء إجراءات فتح ملفك.


إجراء الملحقية بعد وصول المستندات:

• استلام كافة المستندات والنماذج ومراجعتها وتسجيلها في سجلات الوارد العام
• إحالتها إلى الموظف المختص لمراجعتها والتأكد من اكتمالها .
• إذا كانت مكتملة وواضحة ، يتم إدخال البيانات ثم إشعار المبتعث آلياً بفتح الملف وتزويده بأسم المستخدم وكلمة المرور ، واسم المشرف الدراسي.
• إذا لم تكن المستندات والنماذج مكتملة أو واضحة ، يتم الانتظار حتى استكمالها من قبل المبتعث.
• بعد ذلك يتم تعميد الشؤون المالية بالصرف بعد استكمال المستندات وفتح الملف.

قد يستغرق الإجراءات غالباً خمسة أيام عمل منذ وصولها إلى الملحقية. ملاحظة مهمة جداً : إذا كنت ترغب في الحصول على تعويض عن رسوم إصدار الفيزا وتكاليف الكشف الطبي الخاص بإصدار الفيزا ، يرجى الانتظار حتى فتح ملفك وإصدار رقمك لدى الملحقية ثم إرسال أصل الفواتير والنموذج المخصص لذلك (اضغط هنا ) . حيث إن نظام المحاسبة الالكتروني في الملحقية لا يسمح بصرف أي تعويض ما لم يكن هناك ملف للطالب. فلذلك وتجنباً لفقدان أوراقك ، لا ترسل أي نماذج أو فواتير إلا بعد فتح الملف وحصولك على رقمك الدراسي المستخدم في نظام الملحقية الإلكتروني.

ثالثاً: بعد وصول المستندات السابقة (واضحة وبدون نواقص) ، سيتم التواصل معك وتزويدك برقم لدى الملحقية واسم المستخدم وكلمة المرور ، ومن خلال ذلك ستتعرف على مشرفك الدراسي ، كما سيتم تعميد قسم الشؤون المالية ببدء تحويل مستحقاتك المالية إلى حسابك البنكي. إذا كانت المستندات ناقصة أو غير واضحة ، لن يتم إتخاذ أي إجراء عليها حتى يتم استكمال النواقص ، فنظام إدارة الملحقية الثقافية (نظام الحاسب الآلي) لا يقبل فتح ملف إلا إذا كانت جميع البيانات المطلوبة أعلاه متوفرة .

رابعاً: نقترح عليك الاستفادة من هذه الفترة قبل سفرك في معرفة المزيد عن الأنظمة والقوانين واللوائح الخاصة بالابتعاث وكذلك الأنظمة والمعلومات الخاصة بالدولة والمدينة التي ستدرس بها . إن معظم المشاكل و المخالفات والأخطاء التي يقع فيها الطلاب والطالبات تحدث بسبب الجهل وعدم معرفة الأنظمة والقوانين واللوائح ، ويمكنك الاستفادة من المواقع التالية:

يمكنك أيضاً في هذه الفترة البدء في البحث عن سكن مناسب في المدينة التي ستدرس بها وذلك عن طريق الانترنت ، وتوجد العديد من المواقع التي يمكنك الاستفادة منها مثل موقع www.allhomes.com.au ، وموقع www.domain.com.au ، وإذا كنت ترغب في شراء سيارة فيمكنك الاطلاع على موقع www.carpoint.com.au لمعرفة أنواع السيارات المتوفرة وأسعارها في المنطقة التي ستدرس بها.

موضوعات مهمة للقراءة والاطلاع :
- ترتيبات السفر النهائية ( pdf ، html ) من كتاب الدراسة في الخارج ، الطبعة السادسة www.taleb.net
- السكن المؤقت والدائم ( pdf ، html) من كتاب الدراسة في الخارج ، الطبعة السادسة www.taleb.net

ملاحظة : تضع معظم الجامعات صفحات خاصة على الانترنت تحتوي الكثير من المعلومات المفيدة للطلاب الدوليين الجدد فيما يتعلق بإجراءات الوصول والسكن ، وكذلك معلومات مهمة عن أنظمة الجامعة وقوانينها وعن بلد الدراسة ونحو ذلك ، فيستحسن الاستفادة من هذه المعلومات التي توفرها الجامعة على الموقع. للحصول على هذه المعلومات ، ابحث في الصفحة الرئيسة للجامعة عن رابط Future students ، ثم ابحث عن رابط International Students

خامساً: إذا كنت ترغب في الحصول على مساعدة في استقبالك في المطار أو في الأيام الأولى لوصولك (فتح حساب بنكي أو الحصول على هاتف جوال ونحو ذلك) ، يمكنك التواصل مع نادي الطلبة السعوديين في المدينة التي ستدرس بها ، أو مع مكتب الطلاب الدوليين في الجامعة التي ستدرس بهاinternational office كما يمكنك الاستفادة من المنتديات الإلكترونية للطلاب المبتعثين والتي يمكن التسجيل فيها والاشتراك في تبادل المعلومات حول القضايا المختلفة ، ومن هذه المواقع:

مع تمنياتنا لك برحلة علمية موفقة.

النماذج المستخدمة لإكمال المتطلبات السابقة:
- نموذج مسؤوليات المبتعث (نموذج أ5 )
- نموذج التفويض Consent Form (نموذج أ 6 )
- نموذج معلومات طالب جديد (نموذج أ 7 )

ملاحظة: سيتم قريباً إن شاء الله وضع نسخة من هذه النماذج يمكن تعبئتها إلكترونياً ، ثم طباعتها ، ثم التوقيع في المكان المخصص







بالتوفيق للجميع
بتعديل بسيط

• نشر عبر تويتر
• نشر عبر فيسبوك
• نشر عبر جوجل